Сквозная отчетность в строительстве
Рекс разбирается, почему же так сложно ее настроить…
Ответ ИИ: Почему сложно настроить отчетность в строительстве?
Нужно заставить всех участников готовить отчетность в нужном формате
Но многие не стремятся делиться всей информацией
Часто у них ее банально нет — ее приходится специально собирать
Заставить по определенному процессу ее собирать и готовить генподрядчика, проектировщиков, субподрядчиков, строительный надзор
- Отчетность готовится долго
- Данные в ней быстро устаревают
- Существует высокая
вероятность ошибок из-за человеческого фактора или сознательного искажения информации
Конечно, ДЕНЬГИ!
Надо сделать так, чтобы отчетность возникала при выполнении некоего процесса, согласно которому участники получают деньги
И такой процесс есть — это контрактование и затем приемка выполненных объемов работ
Таким образом, чтобы получить цифровую отчетность, нужно внедрить сквозной цифровой процесс от контрактования до приемки выполненных объемов
Как это сделать?
Проблемы сбора отчетности
Рекс узнает, сколько надо человек для одного отчета
Ответ ИИ: Сколько нужно человек, чтобы подготовить один отчет в экселе?
Руководство просит еженедельно готовить отчет с план/факт анализом по выполненным объемам строительства
+ 2 сотрудника
Отчет готовит руководитель отдела планирования «СтройВек»
В его подчинении находятся еще 2 человека, каждый из которых ведет по 5 объектов
У каждого подрядчика задействованы два сотрудника: Начальник участка + инженер ПТО
На каждом из объектов работает несколько подрядчиков
Итого — 20 подрядчиков
ИТОГО: участвуют 43 человека на 10 объектах:
- 2 на каждого подрядчика * 2 подрядчика на объект * 10 объектов = 40 сотрудников)
- 3 сотрудника «СтройВек» (начальник + 2 менеджера)
А на один объект —
8 человек (!)
- 1. Директор по строительству
- 2. Руководитель службы планирования
- 3. Сотрудник службы планирования
- 4. Сотрудник финансовой службы
- 5−6. Начальник участка (2 шт.)
- 7−8. ПТО (2 шт.)
- Начальник участка (2 шт)
- ПТО (2 шт)
2 Подрядчика
на объекте
Это очень дорого
- Как с точки зрения количества задействованных людей, так и по выделенному времени на проверку и перепроверку.
- В крупных организациях могут быть целые отделы, которые занимаются только подготовкой отчетности.
- Качество отчетности низкое, так как всегда много ошибок и неточностей.
- Отчетность готовится с периодичностью максимум (!) раз в неделю. Если готовить чаще, то вся работа просто встанет.
- В случае если руководство попросит дополнительно уточнить какую-то цифру, то на это уйдет много времени и сил, так как придется опять звонить, узнавать, пересчитывать.
Какие типы отчетности нужнее всего в строительстве
Рекс узнает, как строительство вешать в граммах
Ответ ИИ: Какая отчетность полезна в стройке?
Отчетность, основанная на принципе план/факт анализа
Детализированная оперативная отчетность
- план/факт освоения в деньгах и в объемах,
- план/факт бюджетирования,
- план/факт движения денежных средств и др.
Принцип светофора
С помощью такой отчетности можно быстро понять, все ли идет по плану или где-то что-то не так и нужно включаться в решение проблем
Детализированная оперативная отчетность
Может быть основана на следующих показателях:
- статус по задачам и поручениям;
- статус по подготовке и согласованию конкретных документов на этапах ПИР и СМР: например, получения разрешений или подготовки исполнительной документации;
- отчетность по замечаниям и предписаниям строительного контроля;
- статус по заключению контрактов (контрактованию);
- статус по заказу/поставкам материалов и др.
Такая отчетность больше предназначена для руководителей среднего уровня, чтобы контролировать свои направления. Хотя, конечно, и руководители высшего звена часто запрашивают подобные срезы, чтобы более глубоко погрузиться в проблемные вопросы
Несмотря на то, что отчетность во многом разная, чтобы ее перевести из ручного в автоматический или автоматизированный формат, нужно внедрить всего несколько цифровых процессов, в ходе которых данные сами по себе будут накапливаться
Задача цифровизации в том, чтобы внедрить эти ключевые процессы. После этого произойдет качественный скачок увеличения эффективности управления организацией, который станет заметен высшему руководству
Концепция связанной отчетности
Ответ ИИ: Что такое концепция связанной отчетности?
Концепция сквозной отчетности подразумевает, что первичные или исходные данные формируются на самом низшем уровне: вносятся вручную или передаются с помощью интеграций с другими системами или устройствами, например, камерами на стройплощадке. А затем вся последующая переработка этих данных происходит автоматически (с помощью алгоритмов) или автоматизированно (с участием операторов в ключевых узлах), но в одной среде данных.
То есть первичные данные попадают в условный «комбайн», а затем вся их последующая обработка происходит автоматизированно
Статус данных меняется по мере процесса верификации
На основе данных автоматически формируются необходимые отчеты
При поступлении новых данных все отчеты обновляются автоматически
Формируются новые типы отчетов и срезов данных
В строительной отчетности так или иначе три параметра неразрывно связаны между собой: стоимость, сроки, объемы.
Например, в сметах есть стоимости и объемы. В графиках производства работ — стоимость, объемы и сроки. В контрактах — все вместе, но укрупненно.
Поэтому первичных данных не так и много. Гораздо важнее, чтобы система была с обратной связью.
То есть на верхнем уровне планирования должен формироваться некий «план», а «факт» вносится в систему на нижнем уровне — уровне исполнителей.
И второй важный момент — данные должны вноситься с оптимальной периодичностью. Как этого добиться — будем говорить дальше
Из чего складывается отчетность по выполнению работ
Ответ ИИ: Из чего складывается отчетность по выполнению работ?
Создаем цифровой график производства работ, в котором указаны виды работ, объемы, сроки.
Можно также создавать укрупненный график
Вносим в этот график фактические объемы выполненных работ по мере выполнения строительства
Опционально внедряем цифровой строительный контроль
Следовательно, фактические объемы будут подтверждаться актами по результатам строительного контроля с официальными электронными подписями
производства работ
периодичностью
выполнения
этапа
- Цифровая среда = «Комбайн», куда будут вводиться данные и где они будут обрабатываться
- Плановый график производства работ
- Ввод фактических объемов в процессе строительства
- Опционально — электронный строительный контроль
Из чего складывается финансовая отчетность
Ответ ИИ: Из чего складывается финансовая отчетность?
Финансовую отчетность достаточно просто внедрить, если уже есть сквозная электронная отчетность по фактически выполненным объемам работ.
Что необходимо, чтобы построить финансовую отчетность:
- Общая среда данных (наш «комбайн»).
- Плановый показатель — с чем будем сверять.
- Фактический показатель выполненных объемов строительства, который переведен из объемов в деньги.
- Бухгалтерские первичные документы о поступлениях и списаниях. Их можно получать через интеграцию с 1С и банком, вносить вручную или с помощью полуавтоматического импорта через Excel.
У Заказчика
Поступления — это средства от клиентов или бюджетных средств.
Реализация — услуги подрядных организаций.
У Генподрядчика
Поступления — средства от заказчиков.
Реализация — деятельность субподрядчиков и собственных служб.
- Данные из контрактов — плановые поступления и расходы.
- Сметные расценки, график производства работ или другой аналог документа с плановой разбивкой расходов по видам и периодам работ.
- Данные фактических платежных документов и банковских выписок (данные по фактическим оплатам/поступлениям).
получаем из контрактов
Оцифровать основные данные из контрактов: этапы, объемы, сроки
Это требует минимальных трудозатрат по вводу данных.
Например, если в контракте прописаны этапы с объемами и сроками по каждому из них, то необходимо внести эти данные в цифровую среду. Тогда можно настроить процесс так, чтобы информация из актов по закрытым работам по бухгалтерии автоматически сравнивалась с условиями договора.
Создать цифровой план освоения денежных
средств
Также можно вести укрупненный план, разбитый на этапы: подготовительный, основной, пусконаладочный
Данные по исполнению контракта можно отслеживать с помощью укрупненного плана освоения денежных средств (такой формат больше подходит заказчику).
В укрупненном плане освоения проект разбивается на этапы, например, подготовительный, основной, пусконаладочный
Использовать детализированный график производства работ
Уже есть при ведении цифровых календарно-сетевых графиков. С помощью него можно будет связать фактически выполненные объемы работ с их стоимостями
Вместо или дополнительно к укрупненному плану освоения можно создать детализированный план на основе электронного графика производства работ. С его помощью можно связать выполненные объемы работ и их стоимости.
В случае если уже внедрена электронная отчетность по реализации строительства (см. предыдущий модуль про отчетность по выполнению работ), то можно считать, что такой ГПР уже есть и задача по построению финансовой отчетности сильно облегчается.
Настроить передачу данных по фактическому закрытию выполненных объемов
Уже сделано в рамках план/факт отчетности.
Настроить передачу данных по платежным поручениям
- Автоматический импорт из 1С по юрлицам, указанным в контрактах.
- Ручной ввод данных бухгалтерами.
Это необходимо, чтобы автоматически сопоставлять плановые финансовые показатели с закрытием по документам и оплатам.
Запустить автоматический перерасчет фактически выполненных объемов в стоимости
- Назначить на позиции ГПР соответствующие им стоимости в контрактах.
- Сопоставить позиции ГПР со сметными стоимостями.
Тогда при закрытии соответствующего этапа объемы будет легко переводить в стоимости.
- план/факт освоения денежных средств;
- план/факт выплат/поступлений по контрактам;
- стоимости работ, выполненных по графику и с опозданием;
- стоимости работ, выполненных, но не закрытых по документам и др.
Из чего складывается отчетность по стройконтролю
Ответ ИИ: Что такое электронный строительный контроль
Цифровой строительный контроль — это важное замыкающее звено, которое позволяет сделать отчетность не просто оперативной, но еще и официальной. Именно подписанные с помощью ЭДО документы строительного контроля подтверждают, что обозначенные работы были произведены.
При таком контроле проверки осуществляются как обычно: инженером на строительной площадке в присутствии всех представителей, а документы и фиксация нарушений производятся в электронной форме.
При использовании электронного строительного контроля ни за кем бегать не надо, потому что сразу видно, на каком этапе «завис» документ
1) Улучшается количество точек контроля
Помимо закрытых по документам работ в системе появляются также работы, подтвержденные актами освидетельствования работ, но еще не закрытые по документам. Это увеличивает количество точек контроля
Например, по сравнению с закрывающими документами можно гораздо раньше увидеть выполнение той или иной работы. А по сравнению с фактически выполненными объемами, которые подрядчик забивает в эксель вручную, данные по результатам электронного строительного контроля имеют официальный статус, так как акты подписаны электронными подписями
2) Можно контролировать промежуточные статусы
У всех документов и актов по строительному контролю появляются статусы, по которым их становится легче контролировать: создан, проведен, на согласовании, на подписании
Эти данные можно автоматически собрать в виджет и следить за прогрессом устранения замечаний, не запрашивая ни у кого информацию
Оперативность
Недостатки фиксируются в электронном виде, поэтому заинтересованные лица могут сразу увидеть проблемы и проконтролировать их устранение
Быстрое согласование
В несколько раз сокращаются сроки на документооборот, поэтому недостатки быстрее устраняются
Полная прозрачность
Достоверно фиксируется дата, место и суть недостатка с привязкой к чертежу или разделу документации. И сводные данные складываются в дашборд по объекту
- Нужна единая среда данных, тот самый «комбайн»
- В системе должен работать инженер строительного контроля, который осуществляет проверку.
- В системе должны работать ответственные лица от подрядчика, которые непосредственно отвечают за выполнение работ и устранение замечаний.
- В системе должны работать ответственные представители заказчика и генподрядчика
Как вести отчетность по задачам?
Ответ ИИ: Как настроить единую систему отслеживания задач?
Поток задач на стройке обычно обрабатывается с помощью мессенджеров, телефонов, писем.
Например, заказчик ведет задачи в Битриксе, проектировщик в Трелло, генподрядчик в 1С, а субподрядчики только в мессенджерах и экселе.
В этом случае, чтобы отслеживать общие задачи, необходимо вручную их описывать в табличке, обновлять статусы, отправлять другим участникам строительства. И на другой стороне тоже кто-то вручную сводит информацию и обновляет. Это очень неудобно.
Поэтому сбор статусов по задачам занимает много времени, и в этом задействовано много людей. Но, главное, нет возможности получать оперативную информацию быстро и системно.
И пока нет общего пространства, куда загружаются и где отслеживаются все задачи, контроль проекта будет неудобным, трудозатратным и непрозрачным.
1) Все задачи должны заводиться в единую систему — «Задачник»
Задачи могут быть привязаны к конкретному документу, например, к разрешению на строительство, техническим условиям
2) Крупная задача должна быть разбита на подзадачи
Например, нужно подготовить:
документацию
- Акты
- Исполнительные схемы
- Чертежи
- Журналы работ
3) У каждой задачи в системе должно быть несколько статусов
Чем больше статусов, тем больше промежуточных точек контроля. Но важно не переборщить
4) Задачи должны иметь признак приоритета: обычный, важный, срочный и др.
5) В системе должно быть несколько исполнителей и ответственных лиц от каждого участника
Задача должна назначаться на конечного исполнителя, а не на его руководителя. Иначе никакого реального обновления статуса не будет, потому что руководитель не сможет на практике ежедневно работать в системе
6) Вся информация, которая возникла в процессе выполнения задач, должна собираться внутри информационной карточки в виде документов или ссылок
Тогда будет простая передача дел от одного сотрудника к другому
Что можно делать:
отслеживать задачи по всем участникам строительства с помощью множества фильтров
контролировать реальный статус задачи, так как он обновляется в режиме онлайн
анализировать наиболее проблемные в плане сроков и качества выполнения
отслеживать нагрузку на исполнителей и собирать статистику выполнения задач по каждому из них
